ACUERDO UNIFICADO SOBRE
BUENAS PRÁCTICAS INDUSTRIALES, COMERCIALES Y DEFENSA DEL CONSUMIDOR
Entre
los abajo firmantes en su calidad de agremiaciones representativas legítimamente
de empresas proveedoras de bienes y servicios de uso o consumo masivo, y de los
supermercados, hipermercados y grandes tiendas, de común acuerdo, y
CONSIDERANDO
Que
en el mejor interés de las partes firmantes y buscando alcanzar acuerdos y
compromisos mutuos para establecer reglas claras de comportamiento comercial
decidimos voluntariamente suscribir este acuerdo.
Que
la libre y leal competencia, al igual que el respeto de los derechos de los
consumidores, son presupuestos indispensables para el desarrollo de la actividad
empresarial.
Que
es nuestra decisión institucional, como suscriptores de esta declaración,
ratificar nuestro compromiso en el cumplimiento de las normas legales vigentes
en materia de defensa al consumidor, prácticas restrictivas de comercio y leal
competencia.
Que
como suscriptores de esta declaración queremos establecer una relación
constructiva, gana – gana, de verdaderos socios comerciales con visión de largo
plazo, donde las diferencias se diriman mediante la
negociación.
Industria
y comercio están comprometidos con el mejoramiento del nivel de vida de los
consumidores.
- Generar
un encadenamiento armónico entre industria y comercio, permite un ambiente de
competitividad de cara a las exigencias del TLC, ALCA y demás tratados de
libre comercio.
- Reglas
claras entre industria y comercio son fundamentales ante la existencia de
fortalecimiento de sus instituciones y creciente inversión en
Colombia.
- Dentro
de una economía de libre mercado, el esfuerzo de autorregulación y la solución
de controversias por los propios agentes económicos es
esencial.
- La
sofisticación y crecimiento de la cadena de abastecimiento permite nuevas
opciones de productos para el consumidor y un mejoramiento en la productividad
y competitividad del país.
ACORDAMOS
I.
AMBITO DE APLICACIÓN DEL ACUERDO
En
relación con el ámbito de aplicación del Acuerdo existe consenso en cuanto a la
necesidad de que tenga cobertura general, de tal forma que sea el marco
autoregulatorio de todas las relaciones comerciales que desarrollen los
proveedores con el comercio, sin intervención estatal mediante ley o
decreto.
Proveedores
y cadenas de almacenes se comprometen a desarrollar sus relaciones comerciales
bajo las directrices del presente Acuerdo, lo cual incluye la aceptación de los
mecanismos de solucion de conflictos, para lo cual el presente Acuerdo hará
parte integral de los acuerdos comerciales individuales que se suscriban entre
los mismos.
En
el evento en que entre un operador
en el mercado, sea proveedor o cadena, que amenace o distorsione de manera ostensible la
operatividad del presente Acuerdo, el afectado solicitará al gremio que lo representa que convoque
a una reunión inmediata con los gremios que suscriben este acuerdo a
fin de encontrar soluciones rápidas y efectivas en un término máximo de un mes.
Vencido el plazo, y revisada la situación, sin llegar a la solución, el afectado podrá suspender transitoriamente el cumplimiento de este Acuerdo.
Cuando
exista una legislación del estado,
que disponga de manera contraria a lo dispuesto en el presente acuerdo, se
buscará por parte de los gremios que suscriben este acuerdo, una nueva regulación sobre lo que
resulte inaplicable. Entre tanto, regirá la nueva legislación.
Este
Acuerdo será suscrito por los
gremios que representan a cadenas y
proveedores y a ál se podrán adherir todos los gremios que lo consideren.
Los
gremios firmantes y adherentes
al presente Acuerdo lo darán a conocer a sus afiliados y en general a quienes
participan en el mercado para promover su conocimiento, efectividad y aplicacion general.
Que por sus características la PYME tiene
efectos positivos en términos
distributivos, de mejoramiento de
la competencia, generación de empleo y en general por las consecuencias que su
desarrollo proporciona en los ámbitos social y económico.
Cuando
una cadena y/o proveedor invoque para si la aplicación del presente Acuerdo, deberá acreditar que lo ha suscrito
en relación con la parte a quien lo invoca.
Los
gremios efectuarán seguimiento periódico a la ejecución y desarrollo del
presente acuerdo.
Este
acuerdo tiene vigencia a partir de su suscripcion.
II.
PRINCIPIOS Y CONDUCTAS GENERALES
1. Asegurar que los bienes y servicios ofrecidos al consumidor sean de la
calidad anunciada y sus precios razonables y de
mercado.
2. Suministrar información veraz y suficiente sobre los bienes y servicios
fabricados y ofrecidos, de tal suerte que un consumidor medianamente diligente
esté en condiciones de tomar su mejor decisión. En tal sentido, proveedores y
expendedores observarán especial cuidado en el cumplimiento de las disposiciones
que les corresponden, de acuerdo con su condición.
3 Atender las consultas y reclamos con celeridad, mediante mecanismos
adoptados para el efecto y puestos en conocimiento del público. En todo caso, los proveedores y
expendedores, en lo relativo a la responsabilidad que le compete a cada cual,
ofrecerán mecanismos ágiles y expeditos que garanticen el adecuado cumplimiento
de la eventual responsabilidad por productos defectuosos y de la garantía de
calidad e idoneidad de los bienes puestos en circulación en el
mercado.
4.
Proveedores y expendedores
ratifican su compromiso de obrar con lealtad, transparencia y buena fe en las
relaciones comerciales, evitando actos o conductas de competencia desleal, y
velar por el mantenimiento de un sistema de libre competencia, brindando
especial importancia a las normas legales sobre prácticas restrictivas de
comercio.
5. Promover
la creación de ventajas competitivas en los sistemas productivos y comerciales
en condiciones que beneficien a todos los eslabones de la cadena, especialmente
al consumidor, implementado políticas y programas que permitan una reducción de
costos tanto a proveedores como a expendedores. Tales programas incluirán
inversión tecnológica, tendiente a mejorar la eficiencia logística y
administrativa, así como a lograr la disminución de mermas originadas en
embalajes, transporte, entregas y hurto de productos especialmente proclives al
mismo, en las condiciones y términos que acuerden las partes. En todo caso, la adopción de nuevas
tecnologías incorporará regímenes de transición que permitan contar con un plazo
prudencial para realizar la correspondiente adaptación, atendiendo igualmente la
capacidad financiera e infraestructura de cada proveedor, especialmente en el
caso de las PYMES, las cuales, de ser pertinente, podrán cumplir tales
exigencias individualmente o de manera asociativa.
Cualquier
modificación a los sistemas logísticos, preservará un nivel de información
equivalente al existente antes de implementar la modificacion en caso de que el
nuevo sistema lo permita, y generará indicadores que posibiliten medir el nivel de servicio del nuevo
sistema.
6. Desarrollar acciones conjuntas que ayuden al Estado a enfrentar el
comercio ilegal, el contrabando, la usurpación de marcas, así como propiciar los productos de buena
calidad.
7. Preservar la flexibilidad de proveedores y comerciantes para responder a
las estrategias de mercadeo propias de la creciente competencia económica, dando
estricto cumplimiento a las normas de promoción de la competencia, de forma que
se eviten acuerdos que tengan por objeto o tengan como efecto subordinar el
suministro de un producto a la aceptación de obligaciones adicionales que por su
naturaleza no constituiían el objeto del negocio, de acuerdo con las
disposiciones legales.
8. Ratificar la libre determinación contractual de proveedores y
comerciantes en sus relaciones, de tal forma que regulen sus condiciones
comerciales, mediante acuerdos celebrados utilizando las formas que en cada caso
se consideren pertinentes, propiciando la transparencia en dichas relaciones y
el posicionamiento y la protección de las marcas en los tórminos del marco legal
sobre propiedad industrial.
9. Las
relaciones contractuales entre proveedores y expendedores, con plena información
previa de unos y otros, podrán ser objeto de modificación de acuerdo con la
dinámica del mercado, conforme a las normas legales que la consagran tácita o
expresamente, y mediante negociación de las partes. En consecuencia, proveedores
y expendedores cumplirán mutuamente con las obligaciones en la forma estipulada
y se abstendrán de cobros unilaterales cuyas modalidades no están acordadas
previamente en los contratos.Todo
lo anterior, sin perjuicio de las formas de terminación de los contratos
comerciales acordadas por las partes o consagradas en la
ley.
10. Propender por la
transparencia de la información comercial, de tal forma que las partes
suministren información que sea oportuna, veraz y completa. En consecuencia, las partes acuerdan que
tanto en la celebración, como durante la ejecución de los respectivos convenios,
se conozca claramente el alcance de sus obligaciones, de tal forma que las
condiciones de negociación, tales como plazos para pago, entregas, descuentos y
devoluciones de mercancías se lleven a cabo de conformidad con los
términos negociados y acordados por las partes.
11. Evitar
la aplicación de condiciones discriminatorias para operaciones equivalentes, que
coloquen a una cadena de almacenes o proveedor, en situación desventajosa frente
a otra cadena de almacenes o proveedor de condiciones
analogas.
12. Abstenerse, tanto
proveedores como cadenas de almacenes, de disminuir los precios por debajo de
los costos cuando tal conducta tenga por objeto eliminar uno o varios competidores o
prevenir la entrada o expansión de éstos, salvo acuerdo entre las partes dentro
de los límites de la ley.
13. Las partes
adoptarén, dentro de los convenios, las medidas necesarias para mantener el abastecimiento adecuado de la
demanda de bienes y servicios.
14. PYMES. Sin perjuicio de los criterios de
selección de proveedores por parte de las cadenas de almacenes relacionados con
el cumplimiento de los estándares de calidad requeridos para satisfacer
adecuadamente al consumidor, la capacidad para atender la demanda y demás
aspectos logísticos requeridos en cada caso, las cadenas de almacenes
posibilitarán el ingreso de productos elaborados por micro, pequenas y medianas
empresas PYMES propiciando su fortalecimiento como proveedores del
canal.
Igualmente
las cadenas de almacenes, propenderán por condiciones de negociación acordes a
la naturaleza de estas empresas, y en especial por la estipulación de plazos
convenientes para el pago.
15. La cadena de
almacenes será considerada proveedor con respecto de los productos que
importe. Así mismo, los fabricantes
de marcas propias de los comerciantes, tendrán para efectos de este acuerdo las
mismas condiciones que los demás proveedores.
16.
Las partes reconocen que la
actividad mercantil que desarrollan productores y comercializadores, es
dinámica. En consecuencia, es entendible la variación que se va suscitando en el
mercado para ampliar su tamano y beneficiar al consumidor, dentro de los límites
propios de la autonomía de cada cual en su actividad, así como de los
establecidos en la ley y en el presente Acuerdo.
17. Tanto productores como
comercializadores se comprometen a trabajar conjuntamente en la mejora continua
de los estándares de calidad del mercado.
18. Proveedores y cadenas
ratifican su compromiso ético en sus relaciones. En el caso que tengan conocimiento de cualquier comportamiento contrario a
la ética, adoptarán con celeridad drásticas sanciones y soluciones, en aras de
preservar la relación comercial cuando ello sea
procedente.
III.
REGLAS ESPECIFICAS DE CONDUCTA DE PROVEEDORES Y CADENAS
DE ALMACENES EN SUS RELACIONES COMERCIALES
Proveedores
y cadenas de almacenes se comprometen a cumplir, en sus relaciones comerciales,
las reglas de conducta que a continuacion se acuerdan:
Cadenas
y Proveedores consideran ilegítima la práctica restrictiva de precios
predatorios. Por regla general deberán vender por encima del precio de su respectivo costo, salvo en
casos puntuales y temporales, tales como discontinuidad, fin de temporada,
caducidad inminente, productos averiados. Para estos casos, se procederá en
los plazos mas cortos posibles.
·
ACUERDOS
COMERCIALES Y PLAZOS PARA EL PAGO
Los
proveedores y las cadenas de almacenes deberán cumplir estrictamente con lo
estipulado en sus Acuerdos comerciales, incluyendo lo relativo a estipulaciones
financieras, precios, descuentos, condiciones y oportunidad de entrega de
productos, recibo de los mismos y
plazos para el pago.
En
caso de requerirse, durante el periodo de vigencia del respectivo Acuerdo
celebrado entre proveedor y comerciante, la realizacián de modificaciones o
adiciones a condiciones allí contenidas, el comerciante y/o proveedor
propondrá la modificación y/o
adición del caso a la otra parte, quien gozará de plena libertad para aceptar o
no la propuesta, sin que de su negativa pueda derivarse retaliación de la parte
respectiva.
Los
proveedores y cadenas de almacenes no podrán realizar cobros unilaterales ni
notas débito por productos y/o servicios que no se encuentren pactados en el
Acuerdo Comercial.
- VIGENCIA
DE LOS ACUERDOS COMERCIALES
Las
negociaciones celebradas por proveedores y comerciantes tendrán vigencia durante
el ano calendario respectivo, salvo en los casos en que individualmente se pacte
una duración diversa. Durante el inicio de la fase de concertación de las
negociaciones, los comerciantes deberán informar a los proveedores el término de
vigencia que regirá el acuerdo a celebrarse. En consecuencia, cuando la vigencia
del acuerdo se haya programado para ano calendario, una vez celebrado, sus
efectos podrán aplicarse a los servicios y/o suministros realizados desde el 1
de enero de la respectiva vigencia, salvo acuerdo diverso de las
partes.
En
caso de nuevos servicios no contemplados en el Acuerdo Comercial vencido y/o
vigente, su pago será exigible cuando exista acuerdo entre las mismas, el cual,
una vez celebrado, tendrá efectos desde el momento en que haya iniciado la
prestación efectiva del servicio.
·
CAMPANAS
PROMOCIONALES
1.
La participación de los proveedores en las campanas promocionales realizadas por
las cadenas de almacenes deberá ser acordada entre las partes.
2.
Sin embargo, en los eventos en que las cadenas de almacenes realicen motu propio
una promoción, podran invitar a los proveedores a colaborarles en los costos en
que hayan incurrido.
3.
La participación de los proveedores en campanas promocionales es voluntaria, de
tal forma que la negativa a participar en las mismas no podrá dar lugar a ningún
tipo de retaliación.
4.
Cuando un proveedor haya pactado el plan promocional que durante la respectiva
vigencia anual implementará con una cadena, las cadenas competidoras no podrán
adoptar retaliaciones por no haberlos incluido en sus respectivos Acuerdos
Comerciales.
5. Cuando
se presente excesos de inventarios las partes podrán acordar las estrategias
comerciales para solucionar tal situación.
6. En
los eventos en que una actividad promocional, espacios en estantería o exhibicion
adicional haya sido pactado y no sea cumplida en los términos convenidos, el proveedor deberá comunicar tal
situación a la cadena la cual deberá ofrecer una contrapartida acordada entre las
partes.
·
EXHIBICIÓN
EN GÓNDOLAS
Previa
la celebracion del Acuerdo Comercial, las cadenas informarán al proveedor de sus
servicios especiales de exhibición dentro del punto de
venta.
En
los Acuerdos Comerciales, las cadenas proporcionarán claridad en la metodologia
de cobro de dichos servicios de tal forma que el proveedor cuente con la
información suficiente del valor de las contraprestaciones
pactadas.
1)
Las partes deberán precisar claramente y por escrito las causales de devolución
de los productos de conformidad con la categoria y características especificas
de cada producto. Las cadenas de
almacenes únicamente podrán abstenerse de recibir o podrán devolver el producto,
por las causales pactadas en el Acuerdo Comercial y que de conformidad con el mismo sean atribuibles al proveedor o
correspondan a situaciones por las que éste se comprometa a
responder.
Igualmente las cadenas de
almacenes podrán abstenerse de recibir y/o devolver el producto, por el
incumplimiento de los requisitos que se hayan establecido al momento de ser codificados y respecto
de los cuales se haya determinado que dan lugar a
devolución.
2)
El proveedor no podrá exigir la aceptación de un descuento a la cadena por
abstenerse de realizar devoluciones habiendo lugar a ellas, de conformidad a lo
establecido en el Acuerdo Comercial, salvo que las partes convengan un arreglo
comercial para la disposición del producto.
- RETALIACIÓN
POR DENUNCIA DE INFRACCIÓN
El
proveedor y/o cadena de almacenes no podrá ejercer retaliaciones como
consecuencia de la denuncia por infracciones previstas en las normas de libre y
leal competencia. La denuncia ante la autoridad competente sólo procederá previo el agotamiento de los mecanismos de solución de
conflictos previstos en el presente Acuerdo.
Tanto
proveedores como cadenas se abstendrán de utilizar información enganosa que
tenga como efecto la desviación de clientela y/o la inducción a error o engano
en el mercado.
En
tal caso, la parte afectada podrá, como medida preventiva a la resolución de la
controversia, comunicar la suspensión automática del Acuerdo Comercial, con el
fin de que sea resuelta mediante el procedimiento de solución de conflictos
establecido en el presente Acuerdo de Buenas Prácticas.
Se
entenderá por codificación el ingreso o reingreso de productos y/o proveedores
que no se encuentren en la cadena de almacenes.
Con
el fin de asegurar el conocimiento de los parámetros requeridos por las cadenas
de almacenes para la codificación de los productos ofrecidos por los
proveedores, los requisitos que se
exijan para el efecto deberán ser dados a conocer al proveedor previamente a la celebración
del Acuerdo Comercial.
Partiendo de la necesidad
que la cadena tenga del producto y/o proveedor y sin perjuicio de la existencia
de requisitos y condiciones especiales o adicionales en cada cadena de
almacenes, se consideran como requisitos mínimos generales para la codificacion
los siguientes:
REQUISITOS DEL PROVEEDOR
1.
Generales
Ser
persona natural o juridica que tenga la condicion de comerciante, de
conformidad con la legislacion vigente.
- Matrícula
y/o registro mercantil y certificado de existencia y representación legal
expedido por la Cámara de Comercio respectiva, con no más de tres meses de
antiguedad.
- Registro
Único Tributario – RUT o documento que haga sus veces
- Acreditar
el régimen de IVA al cual pertenece de conformidad con las normas tributarias
vigentes (Común o simplificado)
- Información
razonable que le permita a la cadena de almacenes verificar la moralidad comercial y la capacidad
e idoneidad financiera, comercial, operativa, de producción y
suministro.
2.
Internos
·
Estar
vinculado a los sistemas tecnológicos de información que se emplean por la cadena, en los eventos en que su
registro o inscripción sea requerido.
REQUISITOS
DEL PRODUCTO
Para
la codificación de productos se verificará el cumplimiento de los siguientes
requisitos, los cuales deben observarse estrictamente por parte del proveedor
durante toda la vigencia del Acuerdo Comercial en caso de que haya lugar a su
celebración:
1.
En relación con su comercialización.
1.1.
Que
su comercialización ofrezca el nivel mínimo de rentabilidad determinado por la
cadena para la respectiva
categoría.
1.2.
Que
pertenezca al portafolio de productos que la companía tiene definido dentro de
su surtido.
1.3.
Que
exista disponibilidad de espacio en las góndolas de los almacenes. En caso de no
existir espacio disponible, se evaluará en su conjunto la propuesta del
proveedor, y si se considera que le da valor agregado al surtido, presenta buen nivel de rentabilidad y
responde a las necesidades de los consumidores, el producto se codificará. Para efectos de la selección del
producto a retirar, la cadena empleará fundamentalmente los siguientes
parámetros: rotación, rentabilidad, participación de mercado, oferta completa,
estacionalidad e innovación. El peso relativo de cada uno de esos parámetros
sera informado al proveedor cuyo producto será
retirado.
1.4.
Que
sus condiciones de comercialización sean competitivas en el mercado, con
respecto a productos de su misma categoria que posean similares características de
calidad.
1.5.
Que
cumpla con los estándares de calidad para el tipo de producto, ofreciendo al
cliente como mínimo las garantías establecidas por la ley.
1.6.
Que
se acredite una estructura de producción sólida y/o importación que le permita
cumplir con los niveles mínimos de entrega del
producto.
2.
En
relación con exigencias legales
El
producto debe cumplir la totalidad de obligaciones legales vigentes que sean
exigibles para la producción y comercialización del mismo, y en especial se
verificarán las siguientes:
2.1.
Cumplir
con las condiciones higiénico-sanitarias establecidas en la legislación vigente,
incluyendo Registro Sanitario (cuando la mercancía lo amerite) por cada
producto, caso en el cual deberá encontrarse vigente durante toda la relación de
suministro.
2.2.
Cumplir
con las normas y medidas del Sistema Internacional de Unidades (cuando
corresponda), y establecer dentro de las negociaciones las acciones que sean
necesarias para el cumplimiento de las obligaciones sobre Precio por Unidad de
Medida –PUM- que sean exigibles en la comercialización del producto.
2.3.
Cumplir
con las exigencias legales sobre contenido neto y rotulado; debiendo indicarse
en éste cuando menos la siguiente información: Nombre
del producto, Ingredientes, Contenido neto y masa escurrida conforme al Sistema
Internacional de Unidades, Nombre del fabricante y dirección, Pais de origen,
Identificación del lote, Marcado de fecha e instrucciones para conservación,
Instrucciones para uso, Número registro sanitario, Menciones obligatorias para
productos nocivos para la salud. En todo caso, debera observarse estrictamente
lo establecido en materia de informacion en rotulado en las normas o reglamentos
obligatorios vigentes.
2.4.
Cumplir
con las condiciones legales relativas a seguridad de la vida e integridad personal, calidad e idoneidad de los
productos, incluyendo las
disposiciones concretas establecidas en estas materias por las autoridades
competentes. En todo caso, los proveedores deberan responder por la garantía
mínima presunta establecida en la ley, asi como con la garantía de repuestos y
servicio postventa para los productos que dispongan las normas legales. En caso
de que el proveedor ofrezca garantías adicionales a la mínima legal, deberá
cumplir estrictamente con lo anunciado.
2.5.
Cumplir con los requisitos legales sobre embalaje y empaque de los
productos.
2.6.
Contar
con Certificado de conformidad con reglamento tácnico y/o norma técnica oficial
obligatoria (Si hubiere lugar).
2.7.
Tener
Declaración y/o registro de Importacion para mercancías
importadas.
3.
En
relación con exigencias internas
3.1.
Identificación
de la mercancía con un solo código de barras por EAN o su
equivalente, tanto en la unidad de venta o consumo, como en la de
empaque.
3.2.
Propender
por la elaboración de un plan que contenga la estrategia para el lanzamiento del
producto y su posicionamiento en la correspondiente
cadena.
3.3.
Contar
con una adecuada presentación para ser exhibido en la
góndola.
Los
requisitos para la codificación seran aplicables de manera general a todos los
productores y productos. En casos excepcionales que atiendan la proveeduría
social o la naturaleza del producto, la cadena podrá variar y/o abstenerse de
exigir algunos requisitos senalados para su codificación, pero el producto
deberá cumplir con el lleno de los requisitos para su exhibición en
góndola.
- EXIGENCIAS
SOBRE RENTABILIDAD DEL PRODUCTO
1.
Las
cadenas de almacenes no podrán exigir al proveedor la incorporación de cláusulas
o compromisos que obliguen al proveedor a responder por una garantía de
rentabilidad del producto, sin perjuicio de la observancia del nivel de
rentabilidad mínimo que determine
la cadena para efectos de codificar el producto y de dar lugar a la
descodificación en el evento en que no se logre un acuerdo entre las partes
sobre el nivel de rentabilidad que genera el producto en la categoría
específica.
2.
Las
cadenas de almacenes no podrán exigir una contribución compensatoria al
proveedor cuando una actividad promocional no cumplió las metas esperadas, salvo
que se haya pactado.
Corresponde
a la cadena de almacenes el diseno de la distribución y exhibición de los
productos, incluyendo marcas propias, en las góndolas y lineales de los puntos
de venta, de acuerdo con la ponderación que realice de criterios como la
rentabilidad del producto establecida en el Acuerdo Comercial, el nivel de
rotación y ventas del mismo, así como el rol que desempena el producto en su
respectiva categoría dentro de la cadena.
·
DESCODIFICACIÓN
La
decisión de descodificar un proveedor y/o un producto, se sustentará en los
parámetros preestablecidos por la cadena de almacenes, los cuales deberán darse
a conocer al proveedor al momento de la celebración del Acuerdo Comercial. Sin
perjuicio de la existencia de requisitos y condiciones adicionales o especificos
en cada cadena, la descodificación de un proveedor y/o producto se basará en la evaluacion de los
siguientes:
1.
En
el evento en que no se logre un acuerdo entre las partes sobre el nivel de
rentabilidad que genera el producto en la categoría específica de la respectiva
cadena. Para este efecto se tendrá en cuenta fundamentalmente, el margen de
contribución del producto y la participación en el mercado con respecto a esa
específica categoría.
2.
Nivel
de rotación del producto, analizado en el contexto propio de la categoría a la
cual pertenece y evaluado dentro del trimestre
anterior.
3.
Nivel
de calidad del producto establecido para la
codificación.
4.
Cantidad
y/o gravedad de reclamaciones de los clientes de la Compania, de conformidad con
los parámetros de medición de insatisfacción de clientes establecidos por cada
cadena e informados previamente al proveedor. Tales parámetros deberán quedar
reflejados en el Acuerdo Comercial y cualquier modificación deberá informarse al
proveedor anticipadamente a su aplicación.
Lo
anterior sin perjuicio de los eventos de gravedad manifiesta, incumplimiento de
normas legales u orden de autoridad competente, en los cuales podrá proceder el
retiro inmediato del producto y la descodificación si es del
caso.
5.
Por
la propia decisión individual del proveedor de retirar el producto y/o productos
del mercado.
6.
Incumplimiento
reiterado imputable al Proveedor en las entregas pactadas del producto, salvo
fuerza mayor y/o culpa imputable a la Cadena o en situaciones de mora en el pago
de las facturas por parte de la Cadena.
7.
Incumplimiento
de las condiciones comerciales pactadas, y en general, inobservancia de cualquiera de los
requisitos que fueron exigidos para la respectiva
codificación.
8.
Suministro
de información errónea que sea tomada como base para la elaboración de
publicidad por parte de la cadena, la cual por tal razón tenga la condición de
publicidad enganosa.
PROCEDIMIENTO
ESPECIAL PARA DESCODIFICACIÓN:
Cuando
la cadena encuentre una razón para descodificar a un proveedor, deberá
comunicarse con él, con el fin de exponer dichas razones y llegar a conclusiones
que propendan por proseguir la relación comercial. En todo caso, se le permitirá
al proveedor plantear sus argumentos, los cuales deberán ser considerados por la
cadena antes de tomar su decisión. De dicha deliberación se dejará constancia escrita en los términos que
determinen las partes. En los eventos en que la respectiva cadena decida llevar
a efecto la descodificación, deberá comunicarlo por escrito al proveedor,
indicando la causa o causas que dieron origen a la
misma.
Una
vez descodificado, el proveedor podrá pedir la reconsideración de la
descodificación presentando los argumentos que le den sustento a dicha petición,
a fin de que la cadena resuelva en otro nivel diferente de la misma
organización, para lo cual se utilizará el mecanismo institucional de PQR
previsto en la primera fase del procedimiento de resolución de conflictos cuyo
plazo no podrá exceder de 15 dias hábiles.
Se
exceptuará de este procedimiento, los casos en los que se comprometa de manera
inminente la salud pública, exista gravedad manifiesta, incumplimiento de normas
legales u orden de autoridad competente.
En
los eventos en que se use la
descodificación como retaliación, o cuando el proveedor considere injustificada
la descodificación, se pedirá la mediación de los Gremios correspondientes y una
vez agotada esta fase, se podrá acudir a reclamar la reparación de los danos y
perjuicios de conformidad con el procedimiento previsto en el presente
Acuerdo.
- INCUMPLIMIENTO
EN PROMOCIONES
Incumplimiento
de las condiciones de entrega pactadas en relación con productos que sean objeto
de promociones anunciadas al público, salvo fuerza mayor comprobada, caso
fortuito o incumplimiento de las
condiciones que hubiese pactado la cadena con el proveedor para esa promoción
específica.
- SUMINISTRO
DE INFORMACIÓN
Las
cadenas de almacenes podrán a su criterio, suministrar al proveedor como
servicio especial, la información generada en sus sistemas, en las condiciones y
costos que se establezcan.
La
adquisición de tal información no será condición obligatoria para la celebración
del Acuerdo Comercial, ni generará una contraprestación adicional dentro del
marco de éste.
Cuando
el proveedor lo solicite, la cadena de almacenes suministrará información
razonable que le permita verificar la moralidad comercial y la solvencia
financiera y comercial.
- SOLICITUD
DE APLICACIÓN DE CONDICIONES SIMILARES A OTRAS
CADENAS
Las
cadenas de almacenes no podrán exigir que se verifiquen aumentos de precios en
otros comercializadores o distribuidores como condición previa para la
aceptación de aumentos de precio de dicho proveedor.
·
APERTURA
DE NUEVOS PUNTOS DE VENTA
1.
Las
contribuciones, en dinero o especie, que realicen los proveedores a las cadenas
para la apertura, ampliación y/o remodelación de nuevos puntos de venta serán
voluntarios, y deberán acordarse por las partes. Las cadenas de almacenes podrán
otorgar un trato preferencial a los proveedores que realizan tales
aportes.
2.
En
el entendido de que las nuevas instalaciones de las cadenas revisten gran
importancia para los proveedores, por cuanto les significa el acceso a nuevos
mercados mediante un mecanismo masivo, significativo e idóneo, la cadena de
almacenes podrá abstenerse de comercializar en el nuevo punto de venta el y/o
los productos de los proveedores medianos y grandes que habiendo sido invitados
por la cadena decidan no brindar los citados aportes, durante el tiempo de
lanzamiento y posicionamiento del nuevo almacén que se estima en 45 días comunes
a partir de su apertura. Tal
abstención no se aplicará a los proveedores calificados por la ley como micros y
pequenos, quienes continuarán con la relación comercial en los puntos de venta
en los que han venido operando y en el nuevo o nuevos a los que sean invitados
por la cadena.
3.
En
los eventos en que en la inversión anual se acuerde que tal valor incluye la
participación en la apertura, ampliación y/o remodelación de un determinado
número de puntos de venta, la cadena de almacenes no podrá cobrar al proveedor
nuevamente una participación por dichos conceptos sobre tales puntos de
venta.
·
CONDICIONAMIENTOS
IMPUESTOS POR EL PROVEEDOR A LA CADENA
1.
Subordinar
el suministro de productos a la aceptación de otros productos adicionales que por su naturaleza no sean el objeto
del negocio.
2.
Condicionar
el suministro de un producto a la adquisición de cantidades minimas por parte
del comerciante excepto en casos de promociones siempre y cuando el pedido
mínimo cubra los costos del despacho.
- IMPULSADORAS
CONTRATADAS POR PROVEEDORES
Las
cadenas respetarán que las impulsadoras contratadas por el proveedor para los
puntos de venta, solo realicen las actividades para las que hayan sido
contratadas por estos.
- CONDICIONES
LEGALES PARA EL SUMINISTRO
Los
proveedores deberán cumplir con las exigencias legales en especial las relativas
a requisitos sanitarios, reglamentos técnicos y/o normas técnicas oficiales
obligatorias, contenido neto y rotulado del producto, Sistema Internacional de
Unidades, requerimientos necesarios acordados dentro de las negociaciones para
cumplir con el precio por unidad de medida PUM en la comercialización de los
productos, calidad e idoneidad de los productos, así como las condiciones
tecnológicas, de identificación de productos y demás acordadas
contractualmente.
En
caso de que la cadena de almacenes resulte afectada, ya sea por haberse visto
obligada a responder por el reclamo del consumidor o por ser sujeta de sanciones
estatales originadas en el incumplimiento de las exigencias legales imputables
al proveedor, éste deberá garantizar el resarcimiento del perjuicio
sufrido.
Se
entenderá por perjuicio sufrido el dano emergente y lucro cesante, así como las
multas y/o valor de las sanciones estatales que le hayan sido impuestas a la
cadena.
·
CONDICIONES
DE ENTREGA
Los
proveedores deberán cumplir con las condiciones de entrega de los productos
pactadas con la cadena de almacenes, sea en su número, tipo de presentaciones,
fecha o lugares convenidos, en especial tratándose de promociones anunciadas al
público.
En
los eventos de promociones anunciadas al público, ante el incumplimiento del
proveedor, éste deberá asumir los costos que se requieran para responder al
consumidor en condiciones análogas a las anunciadas en la publicidad de la
promoción y en caso de ser sujeta la cadena de almacenes a cualquier medida
administrativa desplegada por el Estado, quedará facultada para vincular al
proveedor al proceso mediante llamamiento en garantía.
Para
lo dispuesto en este capítulo, se considera retaliación las conductas comisivas
u omisivas que sean adoptadas por las cadenas de almacenes y/o proveedores
cuando no se hayan acordado previamente por las partes.
Las
conductas reprochables anteriormente descritas daran lugar a reconocimiento de indemnizaciones y
perjuicios por parte del infractor.
IV.
PROCEDIMIENTO Y MECANISMOS DE SOLUCION DE
CONFLICTOS
- PRINCIPIOS
GENERALES DEL MECANISMO
El
presente capítulo tiene como finalidad dotar a la industria y al comercio,
destinatarios del presente Acuerdo de Buenas Prácticas, de un mecanismo legítimo
para la solución de las controversias que se presenten entre ellos, de tal
manera que se preserve el clima de entendimiento comercial.
El
procedimiento para la solución de controversias que se establezca en el Acuerdo,
será la vía considerada legítima para resolver los conflictos.
El
Acuerdo, tanto en sus conductas como en procedimiento, debe ser aplicado
integralmente y de manera uniforme en todas las relaciones entre la industria y el comercio.
La estructura del
procedimiento para la solución de conflictos debe contar con 3 fases: 1. Arreglo
directo. 2. Intervención de buenos oficios de los gremios. 3. Intervención de un
tercero para decidir la controversia.
Se
considera de la mayor importancia fortalecer la etapa de arreglo directo,
generando mecanismos institucionales para el efecto, de tal forma que se dé
respuesta analítica y oportuna a las inconformidades que se presenten con
proveedores y viceversa.
1. LEGITIMIDAD Y OBSERVANCIA
En
caso de que cualquiera de los destinatarios de este Acuerdo decida no utilizar
el procedimiento aquí descrito, y en su lugar acuda a las autoridades estatales
o a cualquier otra vía, tal actuación se considerará como una conducta
reprochable. La decisión de no tramitar las controversias por el procedimiento
aquí establecido, impedirá a la cadena o proveedor que incurra en dicha conducta
reprochable, invocar en su favor el Acuerdo de Buenas Prácticas para ese caso
concreto, en sus relaciones comerciales. En caso de que se presente esta
situación, la parte afectada deberá reportar el caso a los gremios, los cuales
adoptarán las medidas del caso para garantizar la aplicabilidad del
Acuerdo.
2. IMPORTANCIA DEL ENTENDIMIENTO DIRECTO
Los
obligados por el presente acuerdo, resaltan que
el entendimiento directo entre las partes en controversia debe ser el mecanismo
principal para la solución de las diferencias. En cualquier fase del
procedimiento de solución de controversias que aquí se establece, las partes
podrán dar por terminadas de común acuerdo sus diferencias.
3. PROHIBICIÓN MUTUA DE RETALIACIONES
La
utilización del mecanismo de solucion de controversias contenido en este
capítulo del Acuerdo, no dará lugar durante su trámite ni una vez culminado
éste, en ningún caso, a la aplicación de retaliaciones de parte de los
proveedores o las cadenas.
Así
mismo, las partes involucradas en la reclamación deberán abstenerse de divulgar
la controversia al público.
4.
PROCEDIMIENTO
PARA LA SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
4.1.
PRIMERA
FASE: ARREGLO DIRECTO
Dentro
de los tres (3) meses siguientes a la suscripción del Acuerdo, cada suscriptor o
adherente deberá implementar y darle a conocer por escrito a las partes con
quienes tiene relaciones comerciales, el establecimiento de una instancia de
arreglo directo, la cual incluirá un procedimiento interno para la atencián de
peticiones, quejas y reclamos (PQR). Dicho procedimiento deberá estar a disposición de cualquier suscriptor o
adherente del Acuerdo, en cualquier momento.
Durante
el período de transición (3 meses), mientras el PQR no este implementado, las
partes abordarán directamente la solución de controversias con espíritu
constructivo y de mutuo respeto.
Cuando
exista un hecho que presuntamente vulnere lo establecido en el presente Acuerdo,
la parte inconforme deberá formular el reclamo respectivo directamente ante la
parte a la que le sea imputable la conducta, el cual se regirá por las
siguientes previsiones:
4.1.1. Presentación de la Queja y/o reclamo:
Las
quejas y/o reclamos se presentarán
y tramitarán, en el domicilio legal
de la compania en contra de la cual se formule la reclamación, salvo que las
partes acuerden el traslado de la sede una vez iniciada esta fase. En el caso de
micros y pequenos proveedores se facilitarán procedimientos no
presenciales.
Las
quejas y/o reclamos deberán ser presentados y tramitados en forma individual por
el proveedor y/o cadena de almacenes que se considere afectado por la conducta
de la respectiva cadena y/o proveedor con quien desarrolla su relacion
comercial.
Para
tal efecto, deberá formular el reclamo por escrito, en el cual se identificaran
claramente las partes de la relación comercial, los hechos, la conducta y/o
conductas previstas en el Acuerdo que considera violadas, asi como las razones y
las pruebas en que se funda. El escrito será entregado mediante correo u otro
medio técnico o electrónico dirigido a la persona con la que se maneja la
relación comercial, con copia a la persona u oficina destinada por la cadena o
proveedor para la atención del PQR.
En
caso de que se presenten varias reclamaciones de proveedores o cadenas por una
misma causa o conducta, los gremios podrán participar en forma privada y
reservada, para facilitar la solución de la controversia.
4.1.2. Oportunidad para la formulación de las
quejas y/o reclamos.
En
los eventos en que exista inconformidad originada en las conductas o situaciones
establecidas en el presente Acuerdo, las partes a las cuales el mismo se aplica
deberán formular la respectiva queja y/o reclamo dentro de los noventa (90) días
siguientes a la fecha en que la parte afectada haya tenido o haya debido tener
conocimiento de la respectiva conducta o situación. Surtido tal plazo, se
entenderá que la oportunidad para
formular la reclamación se ha extinguido, por lo cual no podrá invocar el
presente Acuerdo para ese caso concreto.
4.1.3. Atención oportuna y adecuada de quejas y
reclamos.
Las
cadenas de almacenes y/o proveedores deberán atender de manera oportuna y
adecuada las quejas y/o reclamos que les sean presentados en la forma prevista
en el aparte anterior.
Para
tal efecto, cadenas de almacenes y proveedores deberán disenar un mecanismo
institucional idóneo y acorde con su capacidad e infraestructura, el cual deberá
tener en cuenta, como mínimo, los siguientes lineamientos:
a)
El
mecanismo institucional que se disene, deberá propender por la consagración en
principio de dos instancias internas que procuren la debida atención del
reclamo, así como el senalamiento de tiempos de respuesta acordes con la
operatividad de cada cadena de almacenes y/o proveedor, salvo que cada cadena o proveedor por su estructura
interna establezca un mecanismo complementario sin que esta situación derive en
alargamiento del término establecido en esta fase.
b)
En
primera instancia, la queja y/o reclamo deberá ser atendida por el funcionario
de la cadena de almacenes y/o proveedor a quien se le haya asignado el contacto
directo con quien formula la queja, o por aquél que haya realizado el acto u
originado el hecho que dio origen a la queja y/o reclamo.
c)
Una
vez agotada la instancia descrita, de persistir la inconformidad, la queja o
reclamo debe ser analizada por la persona o personas diferentes a la mencionada
en el punto anterior, que el proveedor o la cadena designen para el
efecto.
d)
La
resolución de quejas y reclamos por un funcionario diferente, se hará en la
medida en que así lo permita la estructura interna de cada empresa.
e)
En
esta fase podrá establecerse un sistema de prioridades en la atención de las
quejas y/o reclamos, de acuerdo con
su cuantía y/o gravedad.
f)
La
fase de arreglo directo no podrá exceder de veinticinco (25) dias hábiles para
temas no contables y cuarenta (40) días hábiles para temas contables, contados
desde el momento de la fecha de radicación de la queja o reclamo en debida
forma. Una vez surgida la controversia, las partes podrán acordar la prórroga o
extensión de este plazo.
g)
Expirado
el plazo a que hace referencia el punto anterior sin que se haya llegado a un
acuerdo para la solución del conflicto, cualquiera de las partes podrá llevar la
controversia a la segunda fase del procedimiento, sin importar el grado de
avance en que se encuentre el trámite del PQR.
4.1.4. Efectos de los acuerdos o arreglos
directos.
Los
acuerdos o arreglos, parciales o totales, que resulten de esta fase, deberán
constar por escrito y producirán los mismos efectos de una transacción. En
consecuencia, el acuerdo hará transito a cosa juzgada y prestará mérito
ejecutivo.
4.2. SEGUNDA FASE:
INTERVENCIÓN DE BUENOS OFICIOS POR PARTE DE LOS GREMIOS
Surtido
y agotado el trámite anterior, la parte reclamante solicitará mediante escrito
entregado por correo u otro medio técnico o electronico al gremio al cual se
encuentre afiliado o que represente sus intereses, que le de trámite a la fase
de intervención de buenos oficios.
El
gremio que reciba la solicitud de inicio de la fase de buenos oficios, cuando
estime que existe motivo para ello, notificará por escrito al gremio de la
empresa reclamada sobre la iniciación de esta segunda fase. Para el desarrollo
de los buenos oficios, los gremios actuarán con total discreción y cautela,
efectuarán contactos entre ellos y propiciarán un espacio de discusión y diálogo
entre las partes a fin de facilitar la solución de la controversia.
La
labor de buenos oficios consistirá en el asesoramiento directo y la formulación
de recomendaciones privadas por parte de cada gremio a su respectivo afiliado o
asesorado, así como en la generación de los espacios y la facilitación de las
discusiones que permitan el acercamiento entre las partes.
En
ningún caso los gremios realizarán propuestas públicas ni podrán tomar
decisiones respecto de la controversia.
Los
buenos oficios serán adelantados por las instancias que se designen al interior
de cada uno de los gremios.
Cuando
varias quejas se refieran a una misma conducta, los gremios podrán tramitarlas
en forma acumulada en esta segunda fase, con el fin de buscar una solución
común. Lo anterior no impedirá el trámite de la primera fase del procedimiento
de solución de controversias.
Para
el efecto, el gremio que presente la acumulación deberá en todo caso convocar al
gremio de la compania en contra de la cual se dirige la queja.
En
caso de acumulación, los gremios se limitarán a formular propuestas de acuerdo y
entendimiento y procurarán que sus afiliados participen en las discusiones con
ánimo positivo y constructivo con miras a la solución de la
controversia.
Esta
fase no podrá exceder de 15 dias hábiles contados a partir de la terminación de
la fase anterior. Los gremios podrán acordar la prórroga o extensión de este
plazo con aceptación de las partes.
Los
acuerdos parciales o totales que se obtengan en esta fase deberán constar por
escrito y producirán los mismos efectos de una transacción, es decir que hace
transito a cosa juzgada y presta mérito ejecutivo.
4.3. TERCERA FASE: COMITÉ DE
MEDIACIÓN
Surtida
la fase de buenos oficios, sin que exista acuerdo total sobre la controversia,
cualquiera de las partes podrá convocar un Comité de Mediación, el cual se
regirá por las reglas que a continuación se expresan.
El
Comité de Mediación funcionará en la sede del domicilio legal de la compania en
contra de la cual se formule la reclamación, salvo que las partes acuerden el
traslado de la sede una vez iniciada esta fase. En el caso de los micro y pequenos proveedores, se facilitarán mecanismos
no presenciales para el desarrollo de esta fase.
Esta
fase no podrá tener una duración mayor a treinta (30) días hábiles contados a
partir de la fecha de la integración del Comité. Las partes podrán ampliar de
común acuerdo este plazo, una vez se haya dado inicio a esta fase.
4.3.1.
Lista
de Profesionales Elegibles para la Integración del Comité de
Mediación
4.3.2. Reglamento del Comité de
Mediación
4.3.3.
Integración
del Comité de Mediación
La
parte inconforme, dentro de los tres (3) dias hábiles contados a partir de la
terminación de la fase anterior, comunicará a su respectivo gremio sobre su
decisión de convocar el Comité de Mediación. Para el efecto, le hará llegar un
escrito con sus argumentos y los anexos que considere pertinentes. Dicho escrito, con sus anexos, será
remitido al gremio de la empresa convocada, con el fin de que lo ponga en
conocimiento de la parte en contra de la cual se dirige.
Los
costos para el funcionamiento del Comité serán consignados dentro del
término fijado y en la forma en que establezca el reglamento. De lo contrario, las partes quedarán en libertad para acudir a la
justicia ordinaria.
Dentro
de los tres (3) dias hábiles siguientes a la fecha en que los gremios hayan
recibido la prueba de la consignación de los gastos y honorarios, procederán a
realizar una audiencia en la cual se integrará el Comité de Mediación, de
conformidad con lo que establezca el reglamento. En dicha audiencia la parte convocada
presentará por escrito su contestación frente a la reclamación, junto con los
anexos que considere pertinentes.
En
esta fase, ninguna de las partes podrá alegar hechos o infracciones distintas a
los ya tratados en las fases anteriores. Solamente se admitirán nuevos hechos o
pruebas cuando la parte que los aporte se hubiera encontrado en imposibilidad de
proporcionarlos o conocerlos en las fases anteriores.
4.3.4.
Reunión
Final
La
controversia deberá resolverse en una única reunión, la cual se realizará dentro
de los quince (15) dias hábiles siguientes a la reunión de Integración del
Comité, para lo cual éste convocará a las partes indicando para el efecto la
fecha, hora y lugar en el cual se llevará a cabo. La reunión se desarrollará en la forma
que establezca el reglamento y la decisión se comunicará a las partes a más
tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la terminación de esta
reunión.
4.3.5.
Contenido
y Efectos de la Decisión
La
decisión será proferida en la forma que senale el reglamento y establecerá si la
conducta o conductas reclamadas infringen el Acuerdo de Buenas Prácticas. El Comité no hara pronunciamientos sobre
la infracción de otros ordenamientos jurídicos.
En
el evento en que la decisión
califique la conducta o conductas reclamadas como contrarias al Acuerdo de
Buenas Prácticas, formulará las órdenes correspondientes, para que la conducta
cese y no se repita. La decisión
proferida por el comité respecto de la calificación de la conducta y las órdenes
impartidas al infractor tendrán los efectos de una transacción.
De
igual forma, el Comité de Mediación, instará a las partes para que en un término
de 10 días hábiles lleguen a un acuerdo sobre el mejoramiento de sus relaciones
comerciales y la indemnización de los perjuicios cuando a ello haya lugar como consecuencia de la infracción del
Acuerdo. Los acuerdos a los que
lleguen las partes tendrán el efecto de transaccion, en consecuencia hara
transito a cosa juzgada y prestara merito ejecutivo.
El
comité, con la asesoría de peritos, procederá a formular una recomendación sobre
la solución de la controversia en sus aspectos comerciales y
económicos.
Los
gastos del trámite pericial serán a cargo de la parte que cometió la
infracción.
Firmada
en Bogota D.C. el 23 de Diciembre de 2003
